Klachtenmechanisme en
herstelbeleid
Onze toezegging
The Cotton Farms zet zich in voor het beschermen van mensenrechten en het waarborgen van het welzijn van alle personen die door onze activiteiten en toeleveringsketen worden beïnvloed. Dit Klachtenmechanisme en Herstelbeleid stelt een duidelijk, toegankelijk en transparant proces vast voor het melden, onderzoeken en oplossen van klachten.
Doel
Het doel van dit beleid is om een gestructureerd en vertrouwelijk kanaal te bieden aan onze boeren, werknemers, lokale gemeenschapsleden en andere belanghebbenden om zorgen of mogelijke mensen- en milieurechtenimpact met betrekking tot onze bedrijfsvoering te melden. Wij streven naar een omgeving zonder vergelding en behandelen alle meldingen met ernst en respect.
Wie kan een klacht indienen
Ieder individu of groep individuen die meent nadelig te zijn beïnvloed door onze activiteiten of onze toeleveringsketen kan een klacht indienen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, boeren, landarbeiders, gemeenschapsleden en leveranciers.
Wat kan er worden gemeld
Klachten kunnen worden ingediend voor verschillende kwesties, waaronder:
- Schendingen van mensenrechten (bijv. dwangarbeid, kinderarbeid, discriminatie, onveilige werkomstandigheden).
- Milieuschade (bijv. chemische afvloeiing, watervervuiling).
- Niet-naleving van onze interne beleidsregels of GOTS-normen.
- Zorgen over zakelijk gedrag of ethiek.
Ons klachtenproces
Ons proces is ontworpen om eerlijk, vertrouwelijk en effectief te zijn.
1. Indiening
Klachten kunnen via de volgende kanalen worden ingediend:
- Online Portal: Een speciaal, beveiligd online formulier op onze website.
- E-mail: Een vertrouwelijk e-mailadres dat wordt gemonitord door ons compliance team.
- Telefoon Hotline: Een speciaal telefoonnummer voor mondelinge meldingen.
- Persoonlijk: Directe communicatie met een aangewezen vertegenwoordiger tijdens onze reguliere boerderijbezoeken.
Alle klachten kunnen desgewenst anoniem worden ingediend.
2. Bevestiging en beoordeling
Na ontvangst zullen wij de klacht binnen 48 uur bevestigen. Ons compliance team zal vervolgens een eerste beoordeling uitvoeren om de aard en ernst van de kwestie en de gepaste vervolgstappen vast te stellen.
3. Onderzoek
Er zal een eerlijk en onpartijdig onderzoek worden uitgevoerd om feiten te verzamelen en de claims te verifiëren. We kunnen externe auditors inschakelen om te assisteren bij het onderzoek, vooral bij gevoelige kwesties.
4. Herstel
Als een geldige klacht wordt vastgesteld, zetten wij ons in voor het bieden van een effectieve en tijdige oplossing. Herstel kan omvatten:
- Corrigerende maatregelen om de negatieve impact te stoppen.
- Compensatie of restitutie voor veroorzaakte schade.
- Beleids- of proceswijzigingen om herhaling te voorkomen.
- Samenwerking met de getroffen partijen om een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden.
5. Oplossing en communicatie
Geen vergeldingsbeleid
Wij garanderen dat geen enkele persoon die te goeder trouw een klacht indient, vergelding, discriminatie of negatieve gevolgen zal ondervinden. Vergelding is een schending van dit beleid en zal leiden tot disciplinaire maatregelen.
